Spørsmålet er
1. Hva står i ny arkivlov med forskrift om arkivskaper (kommune) krav om bevaring av bevaringsverdige data?
2. Altså fra systemets database, uavhengig av papirarkiv?
Regelen har vært at hvis der er bevaringsverdige data i databasen som ikke er på papir så skal databasen bevares gjennom uttrekk, med mindre man har fattet et kassasjonsvedtak. Der man i forkant har gjort en Bevarings- og Kassasjons--vurdering iht. kommunens BK-plan.
Tekst basert på gammel arkivlov og forskrift
Hjemmelsgrunnlag for test, validering, godkjenning eller avvisning
Depot ivaretar arkivdepotfunksjonen for papirarkiv og elektronisk skapt arkiv for Arkivskaper med hjemmel i § 18 i ”Forskrift om offentlege arkiv”. Det er med utgangspunkt i dette hjemmelsgrunnlaget at Depot vil foreta en gjennomgang av denne innleveringen av System.
Gjennomgang av innleveringen mot regelverket
For innlevering av eldre og avsluttet elektronisk arkiv til kommunalt arkivdepot gjelder følgende regelverk:
A. "Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift) (https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2017-12-19-2286). Fastsatt av Riksarkivaren 19. desember 2017 med hjemmel i lov 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv § 12, forskrift 15. desember 2017 nr. 2105 om offentlege arkiv § 3, § 4, § 5, § 6, § 7, § 11, § 12, § 13, § 16, § 18, § 19 og § 20.
B. Normalinstruks for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar. Gitt med hjemmel i arkivforskriften § 5-12 av Riksarkivaren 01.06.2002.
C. Egne instrukser/retningslinjer, iht. normalinstruksen.
I arbeidet med å få til et så godt som mulig vern av elektronisk arkivmateriale skapt av Depot sine eierkommuner, følger Depot de statlige bestemmelsene i "Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket" så langt dette er hensiktsmessig. Depot vil derfor sjekke innleveringen fra Arkivskaper av data fra System opp mot paragrafene § 5-6 t.o.m. § 5-32 i A. (nevnt ovenfor). De første 5 paragrafene er ikke relevante som testpunkt for en innlevering.
