Kunnskapsforum - Spørsmål med stikkord elarkiv

Relevant utdanning for IT-arkivarer?

Tue, 24 Jan 2023 10:07:15 +0000

Hva finnes av relevant utdanning og kurs for IT-arkivarer?

Vårt fagmiljø for IT-arkivarer er fortsatt lite og her er behov for utdanning:
- Papirarkivarer (typisk inn fra papir-arkiv/historiker o.l.), med behov for IT-kunnskap
- IT-utdannede med behov for arkivar-kunnskap og forståelse
- For alle tilfeller, behov for kunnskap om datasystemer, uttrekk og produksjonslinje for bevaring og formidling med tilhørende verktøy

Hvilke utdanningsinstitusjoner har
- Utdanning/fag for en IT-arkivar, både IT-teknisk og arkivfaglig?
- Både heltids og deltidsstudie, og ev. mulighet for nettstudie?

Lenker og info?

KDRS planlegger kursing mot behovene som IT-arkivarene (og arkivarer generelt) har behov for for sine KAI-medlemmer og generelt for fagmiljøet vårt. Men det blir mer praktisk rettet måt egne medlemmers behov og en mer grunnleggende utdanning må en utdanningsinstitusjon kunne tilby?

Rutine for sletting av mottatt data og arbeidskopi

Wed, 19 Oct 2022 12:59:28 +0000

Oppfølgingsspørsmål på forrige "Kvalitet på deponeringspakke".

Vi jobber med mottatt data i en server. Vi har mottatt data, arbeidskopi og endelig AIP på serveren.
Har dere rutiner for sletting av slike data?
Hvilke kriterier har dere i rutine for sletting?

Vi tenker slik at når vi er 100% sikker på "AIP er komplett og har tilstrekkelig kvalitet" sletter vi mottatt data, arbeidskopi og endelig AIP på serveren.
Men hvordan måler vi kompletthet og tilstrekkelig kvalitet, og dermed blir sikker på vi sletter slike ting...

Kvalitet på deponeringspakke

Wed, 19 Oct 2022 12:47:59 +0000

Lurer nemlig på hvordan andre
- sikrer kompletthet (eller pålitelighet, integritet og sutentisitet) på uttrekk mot "originale" databaser
- måler kvalitet på deponeringspakke

Hvilke rutiner har dere rundt disse problemstillingene?
Hva krever/mottar dere som deponeringspakke(SIP) fra kommune/leverandør i tillegg til uttrekk(SIARD, Noark eller andre formater)?
Hva tester dere?
Hva deponerer/overfører dere til KDRS som AIP?

Digitale privatarkiv - krav/forventninger

Tue, 11 Jan 2022 13:29:04 +0000

Hvilke krav/forventninger har deres organisasjoner til privatarkiv (digitalt)?

Jeg har tidligere tatt utgangspunkt i prosjektet for KDRS prosesser og rutiner, men enkelte hos oss mener det er å kreve for mye av "privatsektor"
Spesielt med hensyn til :

Krav om arkivformater
Unngå Database uttrekk: Heller forsøke å bruke PDF rapporter ifra system, fordi kjerne informasjon finnes ofte igjen i innebygde rapporter

Noe som vil medføre at enten så må man bruke ekstra tid på ordning, eller bare akseptere digitale avlevering slik de er (uten å ordne)

Noen som har noe skriftlig som sendes private arkivskapere?

Splitte store arkivpakker i mindre håndterbare deler - er det noe faglig som tilsier at det ikke kan gjøres

Wed, 08 Dec 2021 07:36:33 +0000

Digitalisering av store arkivdeler blir mer vanlig etterhvert. Digitaliserte byggesaksarkiv blir ofte i størrelses orden 500Gb og oppover. ESSArch håndterer ikke store pakker godt. KDRS produksjons linje prosessen er heller ikke dimensjonert for pakker av denne størrelsen.
Det finnes flere verktøy som kan splitte en innleveringspakke på .tar formatet i flere mindre deler. Både for linux og windows OS.
Er det noe "arkivfaglig" i veien for å splitte store pakker i mindre deler for deponering med tilgjengelige verktøy. Alternativet vil være at arkivinstitusjonene blir et mellomlager for store arkivpakker i påvente av at deponeringprosessen håndterer pakker av slike størrelser. Det vil kreve anskaffelse av maskin- og programvare samt etablering av rutiner og prosesser som vi ikke er dimensjonert for pr i dag.

Hvor robust er lagring av DIAS tar arkivpakker?

Thu, 25 Nov 2021 11:43:15 +0000

Et arkivdepot får innlevert for deponering eller avlevering en .tar-fil i DIAS-formatet
- Andre arkivstandarder (DIAS) - Arkivverket
- Pakke/filformatet tar

Hvor robust er lagring av DIAS tar arkivpakker?
Hvis en del av en tar-fil er skadet/har feil, er det mulig å pakke ut de delene av innholdet som er intakt?
Er det mulig å behandle en tar fil sekvensielt, altså behandle ett element om gangen uten å måtte laste inn hele tar-fila i applikasjonen?

Hvilke begrensninger og problemer finnes med et stort antall filer i en filmappe i Windows og i Linux?

Wed, 24 Nov 2021 13:02:27 +0000

Et arkivdepot kan få inn datauttrekk pakket i DIAS pakkestruktur (tar-fil) med store størrelser som 500 GB eller opp mot 1 TB (eller til og med større?).

Som et eksempel har vi et Noark 5-uttrekk på 500 GB, der storparten av dette er dokumentfilene.
Her er også alle disse filene pakket flatt i en mappe ..\DOKUMENT
Utpakket 291 GB av totalt 477 GB, så er antallet filer 489 155 i denne mappa.

Hvilke begrensninger og problemer finnes med et stort antall filer i en filmappe i Windows og Linux?

Hvordan validere en DIAS tar (både pakket og utpakket variant)?

Wed, 24 Nov 2021 12:43:32 +0000

Et arkivdepot får innlevert for deponering eller avlevering en .tar-fil i DIAS-formatet, som fortrinnsvis er pakket med Arkade 5 fra Arkivverket.
1. Hvordan kan depot validere in mottatt tar-fil mot DIAS-standarden?
2. Hvordan kan depot validere en utpakket tar-fil mot DIAS-standarden
3. Hvordan kan depot validere innholdet av tar-filen (altså mot METS og PREMIS i pakken, både som tar eller utpakket tar)?

Det norske arkivmiljøet for statlig og kommunal sektor bruker DIAS-standarden som pakkeformat for arkivuttrekk som skal innleveres til arkivdepot.
Det ivaretar Riksarkivarens forskrift og arkivlog med pakking av uttrekk i en tar fil (med DIAS-struktur).
info.xml ved siden av har sjekksum til tar-filen, mens alt innhold i tar-filen er identifisert i METS- og PREMIS-innhold i DIAS-pakken.

Andre arkivstandarder (DIAS) - Arkivverket

Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift)
§ 5-2.Definisjoner
§ 5-17.Godkjente filformater for arkivdokumenter ved avlevering eller deponering
§ 5-27.Opplysninger om opprinnelig systems funksjon og brukssammenheng
§ 5-28.Opplysninger om arkivuttrekket
§ 5-31.Organisering av datafiler i avleverings- eller deponeringspakke

Hvordan gjennomføre arkivavgrensing og kassasjon i digitalt skapt arkivmateriale?

Mon, 08 Nov 2021 13:12:49 +0000

Hvordan kan en arkivskaper, f. eks. en kommune foreta aktiv arkivavgrensing og kassasjon i digitalt skapt arkivmateriale?

Har noen erfaringer i praksis med arkivavgrensing og kassasjon i elarkiv-systemer, saksarkiv og/eller fagsystem?

Med utgangspunkt i Riksarkivarens forskrift fra 2014?
Bevaring og kassasjon hos kommuner og fylkeskommuner

Arkivverket har følgende andre sider om Bevaring og Kassasjon:
- Bevaring og kassasjon i offentlig forvaltning, Arkivverket
- Hovedprinsipper for Riksarkivarens arbeid med bevaring og kassasjon i offentlig forvaltning (PDF 2006)
- Å lage en bevaringsplan
- Arkivavgrensing
- Bevaring og kassasjon i elektroniske arkiv

Hvordan vises og finner man en blanding av papirarkiv, scannet og digitalt skapt arkivmateriale på Arkivportalen?

Tue, 02 Nov 2021 16:52:16 +0000

Verktøyet Asta 5 fra Stiftelsen Asta brukes i kommunal og statlig sektor for å katalogisere arkiv, og i løpet av året som kommer vil nok de fleste brukere ha oppgradert til Asta 7.

Et papirarkiv følger de tradisjonelle ordningsprinsipper og inndelinger, der det er naturlig å tenke og katalogisere i arkiv, serie, stykke, mappe og ev. dokumentobjekter. Da vil jo de ulike fagområder enkelt kunne kategoriseres som f. eks. et arkiv for en skole, med serier for fravær, karakterer, klasselister, osv.
Eksempel K-15040.520.04 - Ålesund kommune. Nørvøy skole som arkiv med mulighet for å ekspandere nedover.

Hvordan kategoriserer vi mottatt uttrekk fra digitalt skapt arkivmateriale for slike systemer (både saksarkiv og fagsystemer)? De ulike uttrekk vil da gjerne inneholde en eller mange ulike kategorier som nevnt over.

Hvordan er det så på en fornuftig måte fremgå etter publisering til Arkivportalen der man både har forekomster av både papirarkiv og elarkiv (digitalt skapt arkivmateriale), der de fremstår og er ordnet på ulike måter?

Asta aktør kan velge felt "Forvaltningsområde", f. eks. KAISA kategori 4: "Kirke, kultur, utdanning og forskning
Men på Arkivportalen er ikke forvaltningsområde hverken søkbart eller vises på aktøren.
Eksempel Ålesund kommune. Nørvøy skole

Digitalt skapt arkivmateriale kategoriseres med større presisjon i kommunal sektor, f. eks. kategori 4-09: "Skole".

Hvordan kategoriseres elektroniske systemer for bevaring i depot og formidling av kataloginformasjon på Arkivportalen?

Thu, 25 Mar 2021 14:36:30 +0000

Det finnes et stort antall av systemer for Noark saksarkiv og fagsystemer i både kommunal og statlig sektor.

Hvordan kategorisees disse for bevaring i depot og i Asta katalogsystem derunder publisert på Arkivportalen?