Verktøyet Asta 5 fra Stiftelsen Asta brukes i kommunal og statlig sektor for å katalogisere arkiv, og i løpet av året som kommer vil nok de fleste brukere ha oppgradert til Asta 7.
Et papirarkiv følger de tradisjonelle ordningsprinsipper og inndelinger, der det er naturlig å tenke og katalogisere i arkiv, serie, stykke, mappe og ev. dokumentobjekter. Da vil jo de ulike fagområder enkelt kunne kategoriseres som f. eks. et arkiv for en skole, med serier for fravær, karakterer, klasselister, osv.
Eksempel K-15040.520.04 - Ålesund kommune. Nørvøy skole som arkiv med mulighet for å ekspandere nedover.
Hvordan kategoriserer vi mottatt uttrekk fra digitalt skapt arkivmateriale for slike systemer (både saksarkiv og fagsystemer)? De ulike uttrekk vil da gjerne inneholde en eller mange ulike kategorier som nevnt over.
Hvordan er det så på en fornuftig måte fremgå etter publisering til Arkivportalen der man både har forekomster av både papirarkiv og elarkiv (digitalt skapt arkivmateriale), der de fremstår og er ordnet på ulike måter?
Asta aktør kan velge felt "Forvaltningsområde", f. eks. KAISA kategori 4: "Kirke, kultur, utdanning og forskning
Men på Arkivportalen er ikke forvaltningsområde hverken søkbart eller vises på aktøren.
Eksempel Ålesund kommune. Nørvøy skole
Digitalt skapt arkivmateriale kategoriseres med større presisjon i kommunal sektor, f. eks. kategori 4-09: "Skole".
