Ved IKA Rogaland begynte vi å arbeide med et innlevert siard-uttrekk fra fagsystemet InfoDoc Plenario fra Tysvær kommune i april 2022. Systemet ble brukt ved et kommunalt legekontor i perioden 2004-2020. Den 14. april startet vi en konverteringsprosess i Documaster Decom og LibreOffice. Denne prosessen var ferdig 4. mai 2022. Konverteringsprosessen gikk altså i flere uker og endte opp med følgende resultat:
IN_PROGRESS: 0
FAILED: 113
SUCCESSFUL: 55558
IDLE: 0
NOT_CONVERTED: 1061790
Ved IKA fant raskt ut at svært mange av filene som ikke ble konvertert var kryptert, komprimertt (zip) eller passordbeskyttet. Vi så derfor raskt behov for å finne ut mer om hva som lå bak disse tallene. Det ble derfor gjort en bevaringsvurdering knyttet til de tabellene som inneholdt BLOB- og CLOB-elementer i dette InfoDoc uttrekket.
(Denne detaljerte bevaringsvurderingen kan du få ved å henvende deg til IKA Rogaland.)
Vi fant ut at svært mange av de BLOB- og CLOB-elementene som Documaster Decom og LibreOffice ikke konverterte var knyttet til såkalt elektronisk datautveksling (EDI) mye basert på bl.a. det som kalles Advanced Message Queuing Protocol (AMQP) som er en åpen standart for meldingsorientert mellomvare. Hele EDI forholdet går på sikring av automatisert kommunikasjon inn og ut av fagsystemet. Denne teknologien har en tendens til å logge svært mye i systemet og bli svært volumiøs, og den har ikke direkte med saksbehandling eller klientbehandling å gjøre. Det er funksjonalitet som transporterer informasjon på en sikker måte inn og ut av systemet og logger dette. I systemdokumentasjonen heter det om EDI funksjonaliteten i systemet: "Program for elektronisk sikker kommunikasjon av pasientdata. Programmet mottar og dekrypterer meldinger og krypterer og sender meldinger". Ved IKA vurderer vi dette som dokumentasjon som kan arkivbegrenses i forbindelse med overføring til arkivdepot iht. §14 i arkivforskrifta.
På grunnlag av denne bevaringsvurderingen konkluderte vi at i arkivdepotpakken (AIP) trenger ikke EDI elementene å tas med. De blir derimot liggende i arkivpakken IKA mottok fra Tysvær kommune (SIP). IKA laget derfor en ny siard-file med SpectralCore FullConvert hvor alle EDI tabellene ble sløyfet. Denne ble så behandlet i Documaster Decom og utgjør AIP.
Behandlingen av den nye siard-fila i Documaster Decom viser at volumet av BLOB- og CLOB-elementer knyttet til EDI funksjonen til systemet er svært volumiøs. Følgende tall illustrerer dette. I det opprinnelige uttrekket som IKA mottok fra Tysvær kommune var det 1117461 BLOB- og CLOB-elementer. Etter å ha fjernet alle EDI-tabellene fra uttrekket og laget ei ny siard-file startet vi en ny konverteringsprosess i Documaster Decom og LibreOffice. Denne viser at antallet BLOB- og CLOB-elementer er redusert til 261001. Dette betyr at i dette konkrete uttrekket er 856460 BLOB- og CLOB-elementer arkivbegrenset med utgangspunkt i den ovenfor nevnt bevaringsvurderingen.
