arrow_back Er filer produksjonsformatene fra MS Office 365 også Godkjent arkivformat?

Question

Arkivdepot har en viktig rolle i validering av filformater system-uttrekk som blir deponert/avlevert til arkivdepot.

Produksjonslinjen for validering er no akkurat blitt forbedret gjennom at verktøyet Arkade 5 fra versjon 2.9.0 no kjører PRONOM filformatanalyse som har egen kolonne "RF-220301" for Arkivformat med verdier "Gyldig" eller "Ugyldig".

I første tester av Arkade 5 v2.9.0 så fremgår det at følgende formater fra MS Office 365 noteres som Gyldig arkivformat:
- fmt/411 Microsoft Word for Windows | 2007 onwards (.docx)
- fmt/214 Microsoft Excel for Windows | 2007 onwards (.xlsx)
- fmt/215 Microsoft Powerpoint for Windows | 2007 onwards (.xlsx)
- Eventuelt flere av formatene i MS Office porteføljen?

Merk at Arkivforskriften har følgende notert
§ 5-17.Godkjente filformater for arkivdokumenter ved avlevering eller deponering
- a. Arkivdokumenter med ren tekst: For tekstdokumenter i OOXML eller ODF format bør en PDF/A-versjon leveres som tillegg.
- g. For regneark aksepteres følgende formater: For regneark i OOXML eller ODF format bør en PDF/A-versjon leveres som tillegg.
- i. For presentasjoner aksepteres følgende formater: For presentasjoner i OOXML eller ODF format bør en PDF/A-versjon leveres som tillegg.

Wikipedia om OOXML

Vil det si at alt som lagres som .docx, .xlsx og .pptx da per definiasjon kommer innunder pkt. a), g) og i) over og er OOXML?
- Hva da med valget i installering av MS Office om man skal ha standard Microsoft eller Open XML format?
- Et valg som vel også kan endres underveis?
- Er det da BARE om man lagrer bevisst som Open XML fra MS Office at det er Gyldig arkivformat?
- I så fall blir det vel tvilsomt å generelt sette alle disse til Gyldig arkivformat?

Mer også at det er lagt inn følgende forslag til notasjon fra Arkade 5 i Arkivformat kolonne:
- Gyldig* altså legge til en stjerne når man har betingelse på "bør en PDF/A-versjon leveres som tillegg"
- Gyldig** altså legge til to stjerner for alle pakkede filer (zip, 7zip, rar. m.m.) fordi det er pakkeformatet som er Gyldig, mens innholdet må vurderes separat

Se også Arkade 5 GitHub Issue 158:
- PRONOM PUID filformat versus Gyldig arkivformat feil og hvor er master listen? #158

MS Office valg Standard filtyper
- Office Open XML-formater (standard Word, Excel og PowerPoint)
- OpenDocument-formater (ODF-filformater)
- La til dette avsnittet etter å ha testet nyinstallasjon av MS Office, så det korrekte over er MS Office ELLER Libre/Open Office formatene, noe som slår beina under argumentasjon og spørsmål over. Svar likevel på spørsmålet med vurderinger om filformater og validering her.

Answer 1

Om vi i fremtiden ønsker å håndtere et økende antall filformater er det sikkert greit. Men for min egen del så ser jeg bare fordeler ved å forholde oss til færrest mulig formater og bare velge nye formater om det gir mening for å skape helhetlig informasjon.

I min verden er ikke noen office-formater gyldige arkivformater. Jeg synes alle dokumenter skal lagres i klartekst som f.eks. tex, sty eller cls filer, men jeg har innsett at dette er en ønsketenkning.