arrow_back Hva og hvordan kan arkivskaper og depot gjøre av endringer og feilrettinger i avluttede og bevarte systemer?

Question

Arkivskaper bruker Noark-systemer i arkivdanningen i sakarkivet, fordelt på arkiv, arkivdeler, mapper (saker), registreringer (journalposter), dokumentbeskrivelser og dokumentobjekter. Og andre mulige struktur-inndelinger i henhold til Noark 5 og tidligere Noark 4 og 3.

I ett gitt tilfelle kan vi ha
1. Et aktivt fullelektronisk Noark 5-system med det antall arkivdeler som er aktive i dag, og arkivdeler som er avsluttet, men opprettet i dette systemet
2. Arkivdeler som historisk base fra forrige system, som også var fullelektronisk Noark 5, men som ble oppgradert fra Noark 4 i systemets levetid.
3. Arkivdeler som historisk base fra systemet før forrige system, som var papirarkiv og historiske baser i forrige system

Hva kan, skal eller skal ikke arkivskaper og depot gjøre av endringer og feilrettinger i avsluttede og bevarte systemer?
Generelt og og i tilfellene over?

Papirarkiv
- Punkt 3 over har papirarkiv som juridiske dokumenter
- En vanlig praksis er å flytte dokumenter som er i feil mappe til sin korrekte mappe, og legge kopi av dem i den som var feil, med henvisninger begge mapper på hva som er oppdaget og gjort?
- Hva kan arkivskaper gjøre i sitt aktive system, der denne arkivdelen er en avsluttet og historisk base?
- Kan der legges til metadata, f. eks. henvisninger som kobler f. eks. feil sak/jp/dok ev. mappe for personalarkiv med rettelsene?
- Depot kan ikke gjøre noen endringer etter at uttrekk er tatt og bevart i depot, men rettelser og korrigeringer kan meldes inn fra arkivskaper til depot og bevares som tillegg til opprinnelig pakke?

Fullelektronisk arkiv
- Punkt 1. og 2. over har fullelektroniske dokumenter
- Aktive arkivdeler kan endres i metadata og saker/journalposter kan gjenåpnes og elementer flyttes til korrekt plassering
- Det anbefales god bruk av merknader ved behov for å dokumentere den feilaktive saksbehandling/midlertidig feil arkivering, hvis det er nødvendig for forståelse av kontekst i ettertid? Hvis ikke kan elementer flyttes?
- Avsluttede arkivdel som allerede er tatt uttrekk av og bevart i depot, må man være forsiktig med å gjøre endringer i, slik at det som finnes for historisk oppslag og gjenbruk av arkivskaper ikke er annen informasjon enn det som er bevart i depot?

Hvordan kan slike endringer og rettelser forvaltes på en god måte både for Arkivskaper og for Depot?
Uten å bryte nødvendige og gode arkivfaglige prinsipper i arkivdanning og bevaring?

Comments

Har ikke tid i dag til å skrive en svarpost til dette spørsmålet. Men slik jeg tolker dette, så er feil eller avvik av like stor historisk verdi som selve innholdet. Trikset er å få arkivskaper til å dokumentere alle avvikene på en uttømmende måte. Avsluttede arkivdeler skal periodiseres når de er tatt ut av bruk, ref [§13](https://lovdata.no/forskrift/2017-12-15-2105/§13).

---

Takk for foreløbig kommentar.

Akkurat punktet du kommenterer på har vi gitt følgende svar på:
 1. Feil som oppdages dokumenteres formelt i en egen sak i det aktive sakarkivet med henvisning til elementet med feil (saknr. m.m.).
 2. Informasjonen med avvik meldes inn til Depot som kan samle og bevare slike korrigeringer samlet som tillegg til originalt bevart uttrekk

Årsaken til at jeg har stilt dette spørsmålet, er at det skjer at data og metadata blir endret i historisk base hos arkivskaper, etter at uttrekk er bevart i depot. Og jeg har prøvd å illustrere 3 ulike scenarioer i et saksarkiv med dagens system (med aktive og avsluttede arkivdeler), HIST base fra forrige periode som også kan være fullelektornisk/moderne og HIST HIST fra enda eldre system som her er papirarkiv.

---

Deponeringspakker må anses som uforanderlig i depot. Jeg tolker beskrivelsen du gir som en korrigering av innhold. Dette kan gjøres på to måter hos oss. Enten som en total endring (forkastelse av tidligere deponeringspakke) eller som en tilvekst (om tidligere innhold skal bevares og nytt innhold skal overstyre dette).

- I tilfelle total endring, bruker jeg RECORDSTATUS="REPLACEMENT".
- I tilfelle tilvekst bruker jeg RECORDSTATUS="SUPPLEMENT".

Muligheten for å konfigurere disse statusene kommer i en minor oppdatering av Arkade i løpet av våren 2023.

At du stiller disse spørsmålene er prissatt, problemstillingen forsterker egentlig argumentasjonen jeg har for å separere arkivmaterialet i komponenter, som pakkes i egne deponeringspakker, inni forsendelsen. Jeg vil oppdatere våre rutiner med disse kantsituasjonene og samtidig skrive dette inn i veilederen. Dette er definitivt noe vi kommer til å se mer av i fremtiden.