Dette svaret går ikke så mye inn på selve oppbygningen av k-kodene, men handler om historikk og praktisk bruk av arkivnøkler. Det omhandler litt mer enn selve k-koden, men jeg syns det er nødvendig å se arkivnøkkelen i en større sammenheng.
K-koder står for kommunale koder, og er en felles nøkkel for klassering av dokumentasjon i kommunal sektor. Arkivnøkkelen forvaltes av Kommunenes sentralforbund (KS) og gis ut av Kommuneforlaget (KF). Du vil finne beskrivelse av selve nøkkelen og nøkkelens funksjon fremst i et hvilket som helst k-kodehefte. Heftet kan kjøpes inn fra kommuneforlaget, men det ligger flere eldre versjoner gratis tilgjengelig på nasjonalbibliotekets digitale publiseringstjeneste: bokhylla.no. her kan du også lese bøker der du finner mer informasjon om arkivnøkler i kommunal sektor, som for eksempel Anne Mette Dørums bok Arkivkunnskap, Hermund Kleppas Arkivhandbok: Eldre arkivsaker - kommunale, Alf Thorsens Arkivplan - en veileder og mange flere. Materialet på bokhylla.no er skannet med tekstgjenkjenning, så du kan søke i teksten, og slipper å bla deg gjennom hele boka for å finne informasjon om k-koder og andre arkivnøkler.
Historikk
K-kodene ble første gang publisert i 1989, og revideres jevnlig. Kommunene har lang tradisjon for bruk av felles arkivnøkkel, selv om kommunene står fritt til å bruke andre nøkler. K-kodene har flere forløpere: NHF-kodene (Norske herreders forbunds arkivplan), NKS-kodene (Norske kommunes sentralforbunds arkivplan). Disse nøklene ble - i likhet med k-kodene - jevnlig revidert med mindre endringer. NHF er eldst, så kom NKS-nøkkelen og siden K-kodene. Den største endringen mellom NKS-nøkkelen og k-kodene, er at k-kodene benytter bokstaver i fagklasser og tilleggskoder for å spesifisere et tema innen fellesklasser eller fagklasser.
Funksjon
K-kodenes hovedfunksjon er å strukturere dokumentasjon i en emnebasert arkivnøkkel som periodiseres i forhold til når dokumentasjonen er skapt. Hovedpoenget er begrense mengden materiale som det er nødvendig å søke gjennom for å finne dokumentasjonen i arkivet i en spesifikk sak eller innen et saksområde, men en annen - og minst like viktig - funksjon er at nøkkelen bidrar til å vise hvor i arkivet dokumentasjonen er stilt opp rent fysisk.
K-kodende er delt i felleskasser og fagklasser. Fellesklassene utgjør første del av nøkkelen og klasserer saker innen egenforvaltning (organisering av kommunen og arbeidet i kommunale enheter, økonomi med mer), mens fagklassene utgjør kommunens fagforvaltningssaker innen det forvaltningsområdet som den enkelte kommunale funksjon har ansvar for. Klassene i k-kodene angir numerisk rekkefølge i oppstilling på ei arkivhylle. Tilleggsklassene er hjelpekoder, og kan ikke brukes til å angi dokumentasjonens plassering i arkivrommet, bare for å spesifisere dokumentasjon innen en kode.
Det finnes også andre typer klasseringer: Objektordnet arkiv (for eksempel personal- eller klientarkiv ordnet på fødselsnummer, eller byggesaksarkiv ordnet på gårds- og bruksnummer, og disse følger gjerne en annen periodisering enn sakarkiv klassert etter hovednøkkel. Noen objektserier blir ikke periodisert i hele tatt, men ofte blir dokumentasjon fra objektserier som går ut av aktiv forvaltning skilt ut fra objektserien og periodisert med sakarkiv ordnet etter hovednøkkel. I de fleste tilfellene vil slike serier kunne sortere under en kode i sakarkivet, slik at dokumentasjonen kan stå "på rett plass i nøkkelen" i arkiv som er periodisert, selv om det har vært skilt ut som objektordnet serie i aktivt arkiv, men det kan også stilles opp som utskilte serier etter arkivserie D - det vil avhenge av rutiner for periodisering.
Strukturering og plassering i arkivrom
K-kodene og andre arkivnøkler inngår som ett av flere over- og underordnede system for arkivoppstilling:
Et fysisk arkiv bør stilles opp med allment arkivskjema som hovedprinsipp. De ulike hovedseriene i skjemaet utgjør ulike typer dokumentasjon i arkivet. Hovedseriene av arkivet kan periodiseres, og de ulike seriene trenger ikke nødvendigvis å følge samme periodisering. I et kommunalt arkiv vil k-kodene (som oftest) utgjøre arkivserie D - saks- og korrespondansearkiv stilt opp etter organets hovednøkkel. Normalt er dokumentasjonsmateriale klassert på k-koder periodisert på 2 eller 4 år - i alle all i våre arkiv. Valg av periodiseringshyppighet er gjerne avhengig av organets størrelse og dokumentasjonsvolum. Det kan også være underklassering innenfor en kode i arkivnøkkelen - for eksempel alfabetisk klassering på bedriftsnavn. De ulike systemene for strukturering av arkivet bidrar til at arkivaren enkelt kan finne fysisk lokaliserering av dokumentasjon i et hvilket som helst arkivrom:
Når arkivet for en kommunal enhet stilles opp på arkivhyller etter allment arkivskjema, bør dokumentasjonen på hyllene følge leseretningen der ett arkivfag utgjør en "bokside" om du vil:
Se for deg deg arkivreoler (for eksempel et rullearkiv) som deles inn i fag (hylle fra topp til bunn), der en side av en arkivreol kan bestå av ett til flere fag, normalt 1-4 avhengig av bredden på rommet) og hyller innenfor et fag - antall hyller vil variere med høyden på materialet som står på hylla.
På reol 1, fag 1, hylle 1 bør du finne arkivserie A stilt opp kronologisk: De eldste møteprotokollene først og siden årene framover helt til det ikke er mer dokumentasjon i serien, og du møter neste arkivserie B kopibøker. Sånn kan oppstillingen kunne forløpe videre, inntil du kommer til serie D- sakarkiv oppstilt etter hovednøkkel. Her vil den eldste perioden stå først og den nærmest din egen tid sist. Hvis arkivet etter enheten dekker en lang periode, kan sakarkivet være stilt opp etter ordningsprinsipper gjennom tiden: Kanskje finner du dokumentasjon ordnet kronologisk på år, etterfulgt av dokumentasjon ordnet på emne (for eksempel "budsjett"), etterfulgt av perioder der dokumentasjonen er ordnet etter henholdsvis NHF-koder; NKS-koder og K-koder. Innenfor en arkivperiode, vil arkivet være stilt opp på nøkkelen der dokumentasjonsmateriale i kode 000 stilles opp i første boks, og siden følger hele nøkkelen fram til for eksempel X70 for all dokumentasjon i sakarkiv innen perioden. Når en ny periode starter, begynner nøkkelen på nytt.
Fordelen med klassering på arkivnøkkel og periodisering er at man kan finne materiale uten å lete gjennom veldig mange arkivbokser. For eksempel: Hvis du vet at korrespondanse om en ungdomsklubb ble sendt kommunen i 1992, kan du lete på C11 i arkivperioden 1989-1992 i arkivet etter kulturenheten i kommunen i stedet for å lete gjennom hele kommunearkivet. Enkelte sakstyper inneholder mye dokumentasjon som strekker seg over lang tid. I reguleringssaker kan det være aktuelt å lete over mange år på den aktuelle koden for regulering - da er det en stor fordel om det finnes et enhetlig system for hvor man gjenfinner dokumentasjonen (at dokumentasjonen står på samme arkivkode) eller at gjenfinningssystem for de ulike periodene er beskrevet, slik at man vet hvor man finner dokumentasjonen.
Det finnes også registerserier som skal være støtte til arkivsøk sammen med arkivnøkkelen: I brevjournal og kopibok (samling av utgående brev) skal arkivreferanse (for eksempel C11) være påført i brevjournalen eller på kopien av utgående brev, slik at det er mulig å gjenfinne all dokumentasjon i saken. Det kan også finnes sakregister med tilsvarende arkivhenvisning. Arkivaren er ikke helt avhengig av registrene - hvis man vet årstall for behandling, og vet at denne typen dokumentasjonen normalt finnes på C11, kan man jo lete direkte på koden innen rett periode. Her er imidlertid et stort men: Bruk av arkivnøkler er gjenstand for tolking av brukeren, slik at dokumentasjonen kan ha arkivert på en annen kode. Da er registermateriale til hjelp stor hjelp, i alle fall om de som førte brevjournal eller sakregister har husket på påføre arkivreferansen.
Brevjournal skal ikke bare være arkivets støtte - det skal også være publikums oversikt, der de kan se hvilke oppgaver som er behandlet og fremme krav om innsyn i dokumentasjonen.
Kort sagt kan man altså si at arkivnøkkelen hjelper til å begrense dokumentasjonsmateriale som er aktuelt for søk, og å finne den fysiske plasseringen av dokumentasjonen i arkivrommet (vel å merke dersom arkivet er stilt opp rett). Det finnes også andre metoder for å finne dokumentasjon i arkivet: Dersom materialet er ordnet, kan man søke i arkivkatalogen, finne løpenummer for arkivstykket og fysisk adresse for løpenummer via en magasinoversikt - men det forutsetter at arkivet er ordnet, og ordningsetterslepet er stort i mange arkiv - det vil dessuten være behov for system til å finne dokumentasjon i aktive arkiv som ikke er ordnet. I et digitalt arkiv er arkivnøkkelen til god hjelp når man vil avgrense treff på et søk. Enhver som har prøvd på rene tekstsøk i store databaser, vet at det ikke er mye hjelp i et med søkesvar som har 300.000 treff der kanskje alle utenom ett treff er irrelevant - da trenger man kategorier for å avgrense søket.
