Nå har vi fått ny versjon av Arkade5, og det er i denne versjonen kommet noen nye felter i metadata. Siden disse er nye for mange, så velger jeg å legge ut informasjon om disse her. Dette er beskrivelsene av disse feltene som ble diskutert i utviklingsmøtet i februar hos Arkivverket. Tolkningene her er basert på en samhandling mellom Arkivverket og undertegnede.
Følgende nye felter eksisterer (med beskrivelser):
Du finner disse under seksjonen "Beskrivelse av arkiv" når du oppretter en ny pakke. Benevnelsen «Deponeringspakke» i konteksten, det samme som en SIP.
Oppføringstype
- NEW (Aksesjon)
<mets:metsHdr RECORDSTATUS="NEW">:
- En ny deponeringspakke som skal deponeres eller avleveres til angitt depot. Dette er ofte primærdata, som utgjør majoriteten av arkivmaterialet som deponeres, for eksempel en databasedump, siard-fil eller en noark XML-struktur.
- SUPPLEMENT (Tilvekst)
<mets:metsHdr RECORDSTATUS="SUPPLEMENT">:
- En deponeringspakke med innhold som videre beriker primærdata. Det kan være tabelbeskrivelser, produksjonsformater, systemdokumentasjon, dokumentmaler eller logger o.l).
- REPLACEMENT (Korreksjon)
<mets:metsHdr RECORDSTATUS="REPLACEMENT">:
- En ny deponeringspakke som korrigerer en tidligere pakke, enten fullstendig eller delvis. Det kan være at en tidligere pakke er avvist eller inneholder avvik av en særskilt høy karakter som fører til at kvaliteten forringes.
- TEST (Prøve- eller evalueringspakke)
<mets:metsHdr RECORDSTATUS="TEST">:
- Disse pakkene sendes ofte til depot som en evaluering av arbeidet som er gjort eller for å teste infrastruktur eller rutiner. Disse pakkene kan oftest forkastes i ettertid.
- VERSION (Periode)
<mets:metsHdr RECORDSTATUS="VERSION">:
- En deponeringspakke som inneholder en potensielt ny periode eller generasjon av av materialet. Dette er ikke det samme som en tilvekst, siden en ny periode eller generasjon kan ha med seg nye SUPPLEMENT-pakker og gjelder kanskje for en ny virkeperiode. Et eksempel her er når det kommer en periodisering fra et nytt system, men hvor formål og roller har vært de samme - eller der hvor tidligere generasjon har gjennomgått store endringer.
- OTHER (Annet)
<mets:metsHdr RECORDSTATUS="OTHER">:
- En deponeringspakke eller annen type pakke som ikke passer inn i beskrivelsene over.
Arkivsystemtype
Dette er et fritekstfelt som kan inneholde en vilkårlig systembeskrivelse. Jeg tror det vil være lurt om KAI-miljøet kommer sammen for å forfatte en fullstendig liste over systemer som kan brukes, slik at det i fremtiden er enkelt å tallfeste og bruke denne informasjonen på en god måte. Noen forslag til systemtyper:
Sak/arkiv-system
<mets:altRecordID TYPE="DELIVERYTYPE">Sak/arkiv-system</mets:altRecordID>
Et system for å registrere, lagre og behandle dokumenter og informasjon i offentlig sektor.
Personalsystem
<mets:altRecordID TYPE="DELIVERYTYPE">Personalsystem</mets:altRecordID>
Et system for å håndtere personalinformasjon, inkludert ansettelser, avtaler, lønn, fravær og andre HR-relaterte opplysninger.
Journalsystem
<mets:altRecordID TYPE="DELIVERYTYPE">Journalsystem</mets:altRecordID>
Et system for å registrere og arkivere offisielle journaler og protokoller.
Økonomisystem
<mets:altRecordID TYPE="DELIVERYTYPE">Økonomisystem</mets:altRecordID>
Et system for å håndtere økonomiske transaksjoner og regnskap, inkludert fakturering, betaling, budsjettering og regnskapsrapportering.
Flatfil databaseuttrekk
<mets:altRecordID TYPE="DELIVERYTYPE">Flatfil databaseuttrekk</mets:altRecordID>
Et system for å lagre og organisere store mengder strukturerte data, vanligvis i form av tabeller eller filer.
Uttrekk av nettsteder og onlineportaler
<mets:altRecordID TYPE="DELIVERYTYPE">Uttrekk av nettsteder og onlineportaler</mets:altRecordID>
Et system for å lagre og administrere innhold på nettsteder og online-portaler.
Kart og byggesaksarkiver
<mets:altRecordID TYPE="DELIVERYTYPE">Kart og byggesaksarkiver</mets:altRecordID>
Et system for å lagre og administrere geografisk informasjon, inkludert kartdata og byggesaksarkiver.
Ikke spesifisert innhold
<mets:altRecordID TYPE="DELIVERYTYPE">Ikke spesifisert innhold</mets:altRecordID>
En generell betegnelse for systemer som ikke spesifikt kan klassifiseres innenfor noen av de andre kategoriene.
Samling av arkiver med samme herkomst
<mets:altRecordID TYPE="DELIVERYTYPE">Samling av arkiver med samme herkomst</mets:altRecordID>
En samling arkiver med samme herkomst, for eksempel fra en spesifikk avdeling eller organisasjon.
Publikasjoner
<mets:altRecordID TYPE="DELIVERYTYPE">Publikasjoner</mets:altRecordID>
Et system for å publisere og administrere offisielle publikasjoner, som rapporter, nyhetsbrev og lignende.
Annet dokumentpliktet system
<mets:altRecordID TYPE="DELIVERYTYPE">Annet dokumentpliktet system</mets:altRecordID>
Et system for å lagre og administrere dokumenter og informasjon som er avlevert eller deponert på basis av lovverk, men som ikke kan knyttes til noen av de andre systemtypene.
Deponering/avlevering uten videre spesifikasjon
<mets:altRecordID TYPE="DELIVERYTYPE">Deponering/avlevering uten videre spesifikasjon</mets:altRecordID>
Et system for å administrere avtalebasert avlevering eller deponering av dokumenter og informasjon, uten videre spesifikasjon. Datadumper for mellomlagring.
Kundebehandlingssystem
<mets:altRecordID TYPE="DELIVERYTYPE">Kundebehandlingssystem</mets:altRecordID>
Et system for å håndtere kunde- og brukerinteraksjoner, inkludert kundestøtte og support, markedsføring og salg.
E-postsystem
<mets:altRecordID TYPE="DELIVERYTYPE">E-postsystem</mets:altRecordID>
Et system for å administrere e-postkommunikasjon, inkludert innkommende og utgående e-post, arkivering og søk.
Innholdshåndteringssystem
<mets:altRecordID TYPE="DELIVERYTYPE">Innholdshåndteringssystem</mets:altRecordID>
Et system for å administrere innhold på nettsteder, inkludert publisering, redigering, strukturering og presentasjon.
Elektronisk saksbehandlingssystem
<mets:altRecordID TYPE="DELIVERYTYPE">Elektronisk saksbehandlingssystem</mets:altRecordID>
En utvidet versjon av et sak/arkiv-system som også inkluderer funksjonalitet for elektronisk dokumenthåndtering og arbeidsflyt.
Konfliktløsningssystem
<mets:altRecordID TYPE="DELIVERYTYPE">Konfliktløsningssystem</mets:altRecordID>
Et system for å administrere tvister og konflikter på en elektronisk plattform, som en alternativ tilgang til tradisjonelle rettslige prosesser.
Personellinformasjonssystem
<mets:altRecordID TYPE="DELIVERYTYPE">Personellinformasjonssystem</mets:altRecordID>
Et spesialisert personellsystem som omfatter funksjonalitet for rekruttering, opplæring, karrieresøking og kompetanseutvikling.
Arbeidsstyringsystem
<mets:altRecordID TYPE="DELIVERYTYPE">Arbeidsstyringsystem</mets:altRecordID>
Et system for å administrere arbeidsoppgaver og prosjekter, inkludert tidsplanlegging, ressursallokering og oppgavefordeling.
Vedlikeholdsstyringssystem
<mets:altRecordID TYPE="DELIVERYTYPE">Vedlikeholdsstyringssystem</mets:altRecordID>
Et system for å administrere anleggsmidler og vedlikehold, inkludert inventar, reparasjoner og vedlikeholdsplanlegging.
Elektronisk pasientjournal
<mets:altRecordID TYPE="DELIVERYTYPE">Elektronisk pasientjournal</mets:altRecordID>
Et system for å administrere pasientjournaler og medisinsk informasjon, inkludert diagnostikk, behandlingsplaner og resepter.
Innkjøpsstyringssystem
<mets:altRecordID TYPE="DELIVERYTYPE">Innkjøpsstyringssystem</mets:altRecordID>
Et system for å administrere leverandører og innkjøp, inkludert bestillinger, fakturering og katalogadministrasjon.
Prosjektnavn
Fritekstfelt som brukes for å føre inn eventuelt prosjektnavn hos etat/kommune/arkivskaper eller arkiveier.
Pakkenummer
Angis for å indikere hvilke posisjon i en serie eller versjon av en generasjon denne pakken tilhører. NEW (alltid 1.0) og SUPPLEMENT (1.1...N) REPLACEMENT (1.2b) eller VERSION (2.0) med sine SUPPLEMENT (2.1....N) eller REPLACEMENT (2.1b)
Her er noen eksempler:
<mets:altRecordID TYPE="PACKAGENUMBER">1.0</mets:altRecordID> <-- Første pakke i en serie, dette er en NEW.
<mets:altRecordID TYPE="PACKAGENUMBER">1.1</mets:altRecordID> <-- Pakke nummer to i serien, dette er en SUPPLEMENT til 1.0
<mets:altRecordID TYPE="PACKAGENUMBER">1.1a</mets:altRecordID> <-- Pakken er første korreksjon (REPLACEMENT) på SUPPLEMENT 1.1
<mets:altRecordID TYPE="PACKAGENUMBER">2.1</mets:altRecordID> <-- Pakken er en SUPPLEMENT til VERSION 2.0 som er ny periode av en NEW 1.0
Her er et visuelt eksempel på dette:
Dette er anbefalt måte måte å gjøre dette på, uavhengig av det, så bør dette dokumenteres hos den enkelte databehandler.
Referansekode
Kan brukes på flere måter, siden vi ikke fikk medhold i å inkludere PREVIOUSSUBMISSIONAGREEMENT eller DATASUBMISSIONSESSION:
- Som saksnummer eller prosjektnummer hos etat/kommune/arkivskaper eller arkiveier.
- Som identitetsnummer for overordnet UUID i NEW (for SUPPLEMENT) eller som referanse til tidligere pakke i serien for VERSION med referanse til UUID på NEW.
- Som referansekode på sesjon, prosjekt eller annen organisering.
Det vil være opp til den enkelte institusjon å avgjøre hva dette feltet skal inneholde.
Her er noen eksempler på bruk:
Referansekode fra en kommune:
<mets:altRecordID TYPE="PACKAGENUMBER">1.0</mets:altRecordID>
<mets:altRecordID TYPE="REFERENCECODE">APAKKE01-2023</mets:altRecordID>
** Referansekode på VERSION for tidligere NEW:
<mets:altRecordID TYPE="PACKAGENUMBER">2.0</mets:altRecordID>
<mets:altRecordID TYPE="REFERENCECODE">f4d1a7a7-038b-4e96-8e46-fb402ce862e0</mets:altRecordID>
